Política de privacidad – Puentes y Carreteras

PUENTES Y CARRETERAS S.A.S., identificada con el NIT. 860.402.284-0 (en adelante “PyC”). Atendiendo a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y en el Decreto 1074 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”, PyC ha preparado y establecido las siguientes políticas internas orientadas al adecuado tratamiento y administración de los datos personales que han sido recolectados y almacenados en sus bases de datos.

El presente documento busca socializar y difundir dichas políticas y procedimientos entre todos los colaboradores de la compañía, lo cual incluye a todas las personas involucradas y/o relacionadas con las actividades operativas, comerciales, administrativas, financieras y de mercadeo desarrolladas por PyC en las que pueda existir recolección o tratamiento de datos personales. Por consiguiente, las políticas aquí previstas serán aplicables a los clientes, trabajadores, contratistas, subcontratistas y demás personas naturales, jurídicas o terceros que estén involucradas o lleguen a involucrarse de cualquier manera con PyC y que puedan llegar a tener cualquier tipo de injerencia o participación en la recolección o tratamiento de datos personales.

Por consiguiente, las políticas aquí previstas serán aplicables a los clientes, trabajadores, contratistas, subcontratistas y demás personas naturales, jurídicas o terceros que estén involucradas o lleguen a involucrarse de cualquier manera con PyC y que puedan llegar a tener cualquier tipo de injerencia o participación en la recolección o tratamiento de datos personales.

Tratamiento de los datos personales capturados por PyC como responsable del tratamiento.

Para el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, entre otras, de datos personales de personas naturales por parte de PyC, deberá obtenerse autorización previa e informada de su Titular (persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento) o quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013 y en el artículo 2.2.2.25.4.1., del Decreto 1074 de 2015, la cual podrá ser concedida por medio escrito u oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización y que pueda ser objeto de consulta posterior por su Titular o de quien se encuentre legitimado para ejercer los derechos del Titular conforme la ley.

Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, los cuales fueron tomados de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 y del Decreto 1074 de 2015:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Ciertos Datos Personales hacen parte de los denominados “datos públicos”, dentro de los cuales se encuentran aquellos incluidos en el Registro Civil. PyC, para dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos Datos Personales, entre estos, los de sus trabajadores, a los cuales les resultan aplicables las disposiciones previstas por la Ley 1581 de 2012, en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en el Decreto 1074 de 2015, y en consecuencia la presente política;
Datos Sensibles: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Derechos de los titulares de los datos personales

En aplicación de los términos de la normatividad aplicable en materia de datos personales, PyC asume el papel de Encargada del Tratamiento y Responsable del Tratamiento en todos los casos o en algunos de ellos, dependiendo de cada uno, cuando recolecte, almacene, use, circule, suprima, transfiera o transmita datos de Titulares en alguna de sus actividades, ya sea por si misma o a través de terceros.

A las personas que sean dueñas y/o titulares de los Datos Personales que van a ser suministrados a PyC o que han sido suministrados, les asisten los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y/o rectificar sus datos personales, mediante una solicitud enviada al responsable o al encargado del tratamiento de dicha información. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Nota: Las evaluaciones, los informes de resultados y demás datos que utilice PyC para registrar el desempeño de trabajadores o proveedores no podrá ser modificada y/o alterada, salvo en aquellos casos en que el titular de la información compruebe que dicha información fue mal archivada o procesada con errores.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo en aquellos casos en que dicha autorización no sea necesaria de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por el responsable y/o el encargado del Tratamiento o Tratamientos, previa solicitud escrita, respecto a los usos que se les dará o se les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas o reclamos por infracciones cometidas por PyC, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar en cualquier momento la autorización y/o solicitar la supresión de la información contenida en la respectiva Base de Datos de PyC, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento y de los cuales sea el Titular exclusivo.

Procedimiento

Con respecto a la recolección de datos e información

PyC, en desarrollo de su objeto social, permanentemente realiza la recolección de Datos Personales de aquellas personas que tienen algún tipo de vínculo con la compañía. Los casos y ejemplos más significativos de esta labor, sin limitarse a ellos, son:

Los datos de sus clientes y usuarios de los distintos segmentos de negocios. Estos datos se recolectan con el propósito de identificarlos, mantener con ellos una relación comercial o contractual. Esto incluye a los usuarios o visitantes de las oficinas de PyC. La firma del acuerdo o documento que se suscriba con los clientes, titulares o terceros, indica la aceptación de estas políticas, términos y condiciones, y ratifica su conocimiento y consentimiento con las políticas que aquí se enuncian.
Los datos de proveedores y subcontratistas que suministren a PyC bienes o servicios necesarios para el desarrollo de las actividades y operaciones propias de su objeto social.
Los datos de trabajadores de PyC, se recolectan al momento de hacer el proceso de selección o contratación y son necesarios para crear el archivo o carpeta de cada uno de ellos.
Los datos de los afiliados o vinculados con otras personas jurídicas o a otras empresas que tienen convenios, contratos o una relación comercial con PyC, como por ejemplo las entidades administradoras de riesgos profesionales.

Todos estos datos se recolectan con el propósito de identificarlos y mantener con sus Titulares una comunicación abierta, e invitarlos a participar en las diferentes actividades comerciales, de mercadeo, operativas, sociales, ambientales y de seguridad de PyC.

Almacenamiento de información

En lo que respecta a los Titulares, una vez se concluye el proceso de autorización para el Tratamiento de Datos Personales, se crea un registro en nuestras Bases de Datos para archivar la información personal de cada titular. El acceso a dicha carpeta está limitado a aquellos trabajadores o subcontratistas que participan directamente en la actividad o proceso administrativo, comercial u operativo de PyC, que requiera de los datos del titular para el normal cumplimiento de sus funciones.
En lo que respecta a los Datos Personales de trabajadores, subcontratistas y proveedores de PyC, una vez se concluye el proceso de contratación, de manera electrónica o física, se crea una carpeta para archivar toda la información personal y/o laboral de cada titular.
Los datos de los clientes y usuarios o visitantes de las oficinas y diferentes centros de trabajo de PyC, que se captan para el ingreso a dichas dependencias.
Los datos de los proveedores de bienes o servicios de PyC que se recopilan con el propósito de contar con la información necesaria para la normal ejecución de los acuerdos, convenios y contratos existentes con esos proveedores.

Uso interno de los datos personales

Las diferentes áreas de PyC pueden tener acceso a las bases de datos en lo referente a su especialidad y tarea dentro de la compañía y conforme a los usos o tratamientos autorizados por sus Titulares.
El personal administrativo y los trabajadores de PyC tendrán la información de los clientes, proveedores y terceros, para gestionar las actividades y operaciones de la compañía, realizar campañas de servicio o de mercadeo, y atender todo lo relacionado con las obligaciones propias de sus cargos dentro de la compañía.

Circulación de la información

PyC utilizará la información relacionada con sus clientes, proveedores y terceros únicamente para los fines establecidos en la Ley, dentro y fuera del territorio colombiano.

En ningún caso se enajenarán a favor de terceros, temporal o definitivamente, de manera parcial o total, gratuita u onerosa, los datos personales contenidos en las bases de datos de PyC.

PyC garantiza que el manejo de la información se efectuará y ejecutará bajo los más altos estándares de seguridad y confidencialidad. En caso de que autoridades judiciales soliciten esta información a PyC, ésta estará obligada a compartir la misma, de acuerdo con lo establecido en la legislación colombiana..

Atención de Consultas, Solicitudes y Reclamos

PyC deberá permitir el acceso gratuito del Titular de los datos a su información, cuando así lo requiera, para realizar consultas, así como garantizar el derecho a los Titulares de presentar reclamos y solicitudes de corrección, actualización o supresión de Datos Personales.

PyC podrá recibir las solicitudes antes señaladas sobre Datos Personales de:

El Titular del dato.
De los causahabientes, representantes legales o apoderados de los Titulares.
De entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones sociales o legales.
Por orden judicial y de terceros autorizados por el Titular o por la Ley.
Por estipulación a favor de otro o para otro.

Las consultas, solicitudes y/o reclamos deberán dirigirse de la siguiente manera:

Al correo electrónico info@puentesycarreteras.com, o utilizar la línea telefónica No. + 57 (1) – 6400630 en la cual le solicitarán datos de control para verificar la identidad del titular.
También se recibirán por medio escrito a la siguiente dirección Avenida Carrera 7 N° 114 – 33 Piso 7 Oficina 705 Edificio Scotiabank.

Las consultas sobre Datos Personales serán resueltas por PyC en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular o a sus causahabientes, manifestando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El trámite de estas consultas y reclamos será gratuito, excepto en los casos señalados expresamente por la ley

Revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos

Dado el carácter revocable de la autorización, los Titulares de la información podrán, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Esta solicitud debe ser dirigida así: Al correo electrónico info@puentesycarreteras.com, también podrá utilizar la línea telefónica No. + 57 (1) – 6400630 en la cual le solicitarán datos de control para verificar la identidad del titular. También se recibirán por medio escrito a la siguiente dirección Avenida Carrera 7 N° 114 – 33 Piso 7 Oficina 705 Edificio Scotiabank.
Mientras esta revocatoria no se produzca, se entenderá que la autorización dada por el Titular de la información permanece vigente.

Fines para los cuales PyC recolecta datos personales

La información de los Titulares que se recolectan tiene como finalidad

Llevar a cabo el proceso administrativo, comercial, operativo y financiero establecido por PyC.
Para identificar potenciales oportunidades de negocio en desarrollo de su objeto social.
Informar de manera oportuna a los clientes y Titulares sobre las actividades comerciales, de mercadeo, operativas, sociales, culturales y de diferente índole desarrolladas por PyC.
Informar o invitar a los clientes a eventos, ruedas de negocios, convenciones y actividades de mercadeo.
Adelantar campañas de seguimiento y verificación de calidad en el servicio, encuestas de satisfacción, actualización de datos de información, campañas de mercadeo y servicios especiales.
Atender Preguntas Quejas y Reclamos – PQR.
Atención de requerimientos de autoridades y suministrar información a entidades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la Ley.
Recaudar la información financiera de los clientes, proveedores y terceros, para aquellos casos en que PyC les otorgue créditos o tenga que realizar cobros judiciales o extrajudiciales.
El envío de correspondencia, correos electrónicos, contacto telefónico o cualquier otro método con sus clientes, proveedores y demás terceros vinculados a la compañía y sus actividades y operaciónes, en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo, estudios de mercado, censos y realización de eventos presenciales y no presenciales de diferentes tipos, enfocados a su objeto social.
Para el envío de correspondencia, correos electrónicos, comunicados, boletines virtuales, invitaciones o contacto telefónico sobre sus diferentes productos, servicios, programas, actividades, y convenios.
Ejecución y/o cumplimiento de los contratos o convenios que tiene con terceros para la ejecución de las actividades propias de su objeto social.
Para compartir información con aliados comerciales o corporativos, además de otros potenciales interesados, para el ofrecimiento de servicios o de bienes relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro del objeto de PyC.
Mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero, de las Bases de Datos.
Obtención de información de grupos de interés para el relacionamiento de PyC, por ejemplo, datos de contacto de autoridades y miembros de las comunidades en las áreas de influencia de los proyectos y operaciones de la compañía.
Transferencia y transmisión de datos a terceros dentro y fuera de Colombia con quienes realice convenios o alianzas relacionadas con su objeto o sus actividades, o con quienes contrate estudios o les encargue el Tratamiento de datos.
Análisis de prospectos con fines comerciales, financieros o de mercadeo.
Gestiones de cobranzas o de índole comercial.
Desarrollo de programas y actividades de índole social, comunitaria, deportiva, cultural, recreativa y educativa en las zonas donde PyC ejecuta obras.
Ejecución de actividades con participación de terceros para el cumplimiento de lo dispuesto en las normas aplicables a las actividades ejecutadas por PyC, en desarrollo de su objeto social, tales como procesos de consulta previa, reuniones de socialización con comunidades, censos y actividades de orden estadístico en las zonas de operaciones, entre otras.
Socialización de las actividades desarrolladas por PyC con autoridades, funcionarios públicos, comunidades, subcontratistas y demás terceros y Titulares que de alguna manera estén vinculados con las mismas.
Socialización e implementación de programas y medidas de seguridad, planes de contingencia, sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo, programas de seguridad industrial y similares, en las áreas donde desarrolla actividades PyC, para efectos de la adecuada y segura ejecución de sus operaciones.
Atención de visitas y diligencias presenciales con autoridades y funcionarios públicos en los centros de trabajo y lugares donde desarrolla sus obras PyC.
Realizar controles de acceso e implementación de medidas de seguridad física en las instalaciones de PyC.
Gestión de permisos, licencias y autorizaciones por parte de PyC ante autoridades y terceros.
Preparación y presentación por parte de PyC ante autoridades competentes de documentos, formatos, guías, declaraciones, informes y similares.

Los datos recolectados a empleados tienen como finalidad

Cumplir con las obligaciones legales en desarrollo del contrato laboral.
Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus trabajadores por sí misma o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos o administrativos de PyC.
Manejar adecuadamente la información sensible, según lo previsto en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012. Con respecto a esta información, PyC se compromete a:

Informarle al Titular de la información el tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y la finalidad de estos.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estás versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad, niños, niñas y adolescentes.
Los derechos que se le asistan como Titular.
La identificación, la dirección física y/o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento, el cual se compromete a conservar como prueba de su cumplimiento y a entregar copia al Titular, cuando éste lo necesite.

Los datos recolectados a proveedores tienen como finalidad

La comparación de ofertas y estudios de mercado que requiera PyC para la ejecución de las actividades propias de su objeto social.
Recaudar información sobre facturación, despacho y recepción de productos y/o servicios.
La evaluación de experiencia profesional y cumplimiento de requisitos legales asociados con la actividad del proveedor, información que será utilizada para efectuar la evaluación y posterior selección.
Solicitar cotizaciones e información de los productos y servicios que ofrecen los proveedores.
Cumplimiento de obligaciones de orden legal y corporativo.

Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información

Cualquier cambio o modificación sustancial a las políticas internas de Tratamiento de Datos Personales, según lo previsto en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, será comunicado oportunamente a los titulares de los Datos Personales de una forma efectiva que garantice su conocimiento y comprensión, lo cual se efectuará antes de implementar las nuevas políticas.

Vigencia de las políticas de tratamiento de datos personales

Las presentes políticas rigen a partir del 28 de agosto de 2018.